Kongresszusok 2.

Folytatom a kongresszusszervezés elemzését. Előtte egy rövid tájékoztatás (na jó nevezzük reklámnak): Jól áll az április 15-ei holland pótcsoport, de még van rá hely. Aki még nem látta Hollandiában a Keukenhof  virágparkot az nem tudja mit veszített. Káprázatos az a több száz fajta tulipán és abból több millió száll. Meg KELL nézni ! Tulipánnyílás szempontjából az április második fele talán jobb is mint a május. Várjuk a jelentkezéseket.

Keukenhof

Na akkor térjünk vissza a kongresszusra.

Egyik legfontosabb a helyszín kiválasztása. Két alternatíva van: 1. valamilyen kongresszusi központban,  2. valamelyik szállodában. Egyre több olyan szálloda van Magyarországon, amelyik rendelkezik kisebb – nagyobb konferencia teremmel. A megrendelő igénye és a létszám határozza meg a helyszínt. Természetesen az ár sem mellékes, de a teremárakban nincs hatalmas különbség. A szállodai termek max. 100 – 150 fősek. A szállodai termeknek ellenben meg van az az előnye, hogy az előadásokra nem kell szállítani a részvevőket (az a jellemző hogy a többség abban a szállodában is alszik).

Egyeztetni kell a megrendelővel, hogy csak plenáris ülés (egy teremben van az összes előadás) vagy lesz szekcióülés (egy időben témák szerint több teremben folynak előadások) is. Ha több szekció ülés lesz az is behatárolhatja a helyszín kiválasztását, mert lehet, hogy nem minden helyszín rendelkezik több megfelelő méretű teremmel.

Megbeszéljük a teremberendezést. Jellemző: elnöki asztal, melyen 1-2 monitor (mivel ők nem jó szögben látják a kivetítőt), előadónak pulpitus – mikrofonnal, laptop, projektor, mozgó mikrofon a kérdezőknek. Ez az alap. Ezt lehet tunningolni: 2 laptop, 2 kivetítés egy időben stb.

Az előadások közben 2 – 3 óránként szünetet szoktunk tartani. Ekkor kávé, kis sütemény és üdítő felszolgálása a jellemző. Természetesen ennek megszervezése is a mi feladatunk. Ehhez kapcsolódik délben az ebéd. Két lehetőség: büfé (szabadszedéses) vagy 1-2 fajta menüből választás után tányérszervíz formájában történő felszolgálással. Mind a kettőnek van előnye. A büfé nagyobb választási szabadságot biztosít, de lassabb a lebonyolítás és általában drágább is (többet kell lefőzni, hogy a végének is maradjon választási lehetősége). A menüválasztásos olcsóbb, gyorsabb, de jellegét tekintve –még ha jó alapanyagok is vannak – egyszerűbb. Ebédkor csak alkoholmentes italokat és kávét szolgálunk fel az ételhez.

Keukenhof

Délutáni előadások befejezése után – ha több napos a kongresszus – jön a kulturális program. Ez mit jelent a szervezők számára, továbbá arról, hogy mi az asszonyprogram egy kongresszuson és az esemény konkrét lebonyolításról és annak problémáiról következő blogomban írok.

Ne felejtsék el, jövő héten „Utazás” kiállítás Budapesten. MI is kiállítunk. Az „A” pavilonban ha jól emlékszem 304-es stand (ahol tavaly voltunk). Fontos információ: nem lesz nagyobb kedvezmény, mint a törzsutas kedvezmény. Miért? Azért mert nem akarom rosszabb pozícióba helyezni azokat, akik januárban vagy februárban már befizettek nálunk, azokkal szemben, akik itt jelentkeznek először. Ellenben lesz egy játékunk, (TOTO) melynek fődíja egy prágai út. A TOTO csak ott tölthető ki és ott lesz vasárnap du-n az eredményhirdetés, de minden játékost értesítünk az eredményről és akkor is nyerhet, ha nincs ott az eredményhirdetésnél.  Szóval mi ott leszünk csütörtöktől vasárnapig. Ha van kedve, keressen meg bennünket.

Kongresszusok 1.

Amikor elkezdtem a blogírást, akkor ígéretet tettem arra, hogy beszámolok Önöknek miként működik egy utazási iroda. Értem ez alatt azt, hogy írok arról a háttérmunkáról, amiről az utasok vagy sohasem, vagy nagyon ritkán hallanak. Most is egy ilyen témát választottam: kongresszus szervezés.
Azért is választottam ezt, mivel a múlt héten rendeztünk egy kongresszust - 150 fővel, holnap rendezzük a következőt - kb. 80 fővel, március 8-9-án a következőt kb. 120 fővel. Hogy néz ki egy ilyen megszervezése, lebonyolítása?
Egyrészt hogy jutottunk hozzá ezekhez a rendezvényekhez? Közbeszerzési pályázat során. Saci kolléganőm nagyon érti ezek figyelését és a pályázatok megírását. Csak úgy mellékesen teszem hozzá, hogy a lebonyolítás 80 %-át (!!) is ő végzi.
Haladjunk sorban. Megjelenik egy közbeszerzési pályázat x témájú kongresszusra, rendezvényre. A pályázatban pontosan leírják, hogy a szervezőtől mit várnak el és arra kell írni egy pályázati anyagot. A mostani pályázatok 95%-ban a Széchenyi terv keretében kerülnek kiírásra.
A pályázat szempontjai szerint adunk egy árajánlatot. Lényeges, hogy az ajánlatnak minden költséget fedezni kell, utólag ennél többet nem számlázhatunk ki. Természetesen előfordulhat kivételes eset, mondok példát: a pályázati kiírás 100 fő részvételére szól, de közben a megrendelő módosítja pl. 120 főre. Ilyen esetben számolhatunk fel plusz költséget - természetesen arányosan - a szervezőknek. Ezt mindig egyeztetés előz meg.
Nos ott tartottam, hogy kiírják a pályázatot. Akkor érvényes egy pályázat, akkor lehet eredményt hirdetni, ha min. 3 érvényes pályázat érkezik be. Ha nem jön min. 3 szabályos pályázat, akkor újból ki kell írni. Nekünk is van egy május 18 -19-i pályázatunk amelyet eddig 2 x írtak ki és csak mi pályáztunk mindkétszer rá. Most kiírják harmadszor is, mert 3 érvényes pályázat nélkül nem lehet eredményt hirdetni.
Idei évben eddig 6 pályázatot adtunk be. Ebből 3-t megnyertünk egyet (amiről az előbb írtam) újból kiírnak és egyet elveszítettünk (ott is 5-ből a 2. legjobb ajánlatot adtuk). Egynél pedig várunk az eredményhirdetésre.
Miből áll egy ilyen árajánlat? Milyen részei vannak? Minden kongresszushoz kell kongresszusi füzet. Ennek két fajtája lehet. Elképzelhető, hogy kiadnak egy ún. 1. értesítőt (vagy meghívót). Ez a kongresszus nagyságának függvényében pár héttel vagy pár hónappal a rendezvény előtt kerül kiküldésre. Ez is színes, nyomtatott formában készül. Nagysága 4 - 12 oldal. Itt tájékoztatja a szervező az - esetleges - résztvevőket hogy milyen témában lesz a kongresszus és várhatóan kik lesznek a leghíresebb előadók. Így el tudja dönteni az illető, hogy akar-e jönni a rendezvényre.
Szintén az árajánlatba kell betenni a kongresszus helyszínének (terem, berendezés...), az étkezéseknek, kulturális programoknak (ezeket főként az esti órákra szervezik a rendezők) esetenként a szállásoknak,  és minden egyébnek (hogy mik ezek erről is fogok majd írni) a költségeit. Fontos, hogy pontosan tájékoztatva legyen a pályázatot elbíráló bizottság, hogy a cég mit és mennyiért vállal.
Ha a beadott pályázatok alapján kihirdetik a győztest, csak ezt követően kezdődhetnek el az egyeztetések, finomítások a megrendelővel.
Hogy mi tartozik ebbe az egyeztetésbe, azt a következő blogomban fogom leírni.

újdonság - ajánlás

Már előzetesen is egy érdekességre hívom fel a figyelmüket.Szabolcs fiammal kitaláltunk egy újdonságot. Ez pediglen a videó útajánlás lesz.
Mi az egésznek a lényege? A web oldalra - fokozatosan - minden úthoz feltöltünk egy 2-4 perces anyagot, melyben döntően az idegenvezető, de esetenként én vagy egyik munkatársam mond, mesél az adott útról, hogy az miért szép, miért javasolja, hogy ha eljönnek, mire figyeljenek, kinek ajánlja ezt az utat kollégánk, idegenvezetőnk. Az ajánláshoz teszünk néhány szép képet és esetleg videó anyagot. Az egész nem lenne hosszú, a lényeg, hogy közvetlenebbül halljanak információt a kirándulásról. Nem egyszerű összehozni, hogy az idegenvezetők mondják rá  a szöveget, mivel az ország különböző pontjain laknak, de majd valahogy megoldjuk.
Bocsánat rosszul fogalmaztam. A szövegből úgy tűnik, mintha én mondanám meg nekik, hogy miről beszéljenek. Ez nem igaz, sőt. Az a célom, hogy ők mondják el, hogy az adott útnak mi a különlegessége, szépsége. Előtte természetesen adok néhány instrukciót nekik, hogy mégis valamilyen szinten egységes szerkezetű, félépítésű legyen ez az egész rendszer, de hogy mit akarnak mondani, azt kb. 90 %-ban ők döntik el. Ebben az a jó dolog is benne van, hogy már előztessen megismerhetik a várható idegenvezetőjüket utasaink. Azért vastagítottam meg a várható szót, mert nem biztos, hogy az adott idegenvezető viszi minden esetben az utat. Mondok példát. Ha jól emlékszem 17 prágai utunk lesz - ha mindet sikerül elvinni -, az összeset nem egy idegenvezető viszi. Megvan, hogy ki az a 2 fő aki várhatóan visz Prágát, de bármikor bekövetkezhet változás. Mondok rá példát ; két olyan út összeesése, melyet az adott idegenvezető szokott vinni, vagy betegség, vagy bármi előre nem látható külső körülmény. A lényeg az, hogy olyan személy legyen rajta az idegenvezető, aki jól ismeri az adott desztinációt.
A hosszabb, nagyobb értékű utakat azonban évek óta azonos idegenvezetővel visszük. Ez a csoport számára is megnyugtató.
Az első próbafelvételt én csinálom és a tavaszi holland utat fogom felvezetni. (Ugye tudják, hogy az ápr. 28-i betelt, de indítunk pótcsoportot - ápr. 15-én indul -, mely szépen telik. ) Ha kész az anyag megírom a blogomban és meg lehet tekinteni.

Málta 2.

Folytatom máltai beszámolómat. Milyenek az emberek? Érdekes vegyülete az arab és az olasz embereknek. Bőrük sötétebb, mint a közép-európai  embereké, de nem arabos. A hajuk sötét színű, termetük, alakjuk inkább olaszos. Nyelvük a máltai nyelv. Hangzását, dallamát tekintve inkább latinos, de az olaszok nem értik. Az arabok ellenben valamilyen szinten állítólag értik a beszédjüket. 

Valetta kikötő

 A programjaim során volt egy érdekes látványosság a „Malta Experience”  program. Ez kb. 10 nyelven – köztük magyarul is -  (fejhallgatón keresztül) hallható diaporámás 45 perces program. Egy mozi teremben zenével, jó képekkel összeállított film végigvezet az ország történelmén, néhány látványosság ismertetésével kiegészítve.  Miért írom le mindezt? Azért, hogy javasoljam Önöknek, hogyha Máltán vannak, menjenek el, tekintsék meg a „Malta  Experience” –t. Tudom magamról, hogy amikor az ember ismeretlen helyen  (városban, országban) lát különböző program hirdetését, nehéz eldöntenie, hogy elmenjen rá, avagy ne. No ezért írtam ezt le. 

Valetta utcarészlet

 Mely terület javasolt nyaralás, fürdés szempontjából. Valletta mint város és látványosság (Világörökség) aranyos, de fürdésre alkalmatlan. Sliema  (kb. 7  km Vallettától) változatos. Van egy kikötői rész ahol szép tengerparti sétány van ez  természetesen fürdésre alkalmatlan) és van egy olyan sziklás rész ahonnan ellenben be lehet menni, az egyből mélyülő tengerbe. (Lásd fotó)

Sliema sziklás tengerparti szakasza

Azaz ha valaki Sliemaba megy nem mindegy, hogy a város melyik részén van. Annak megfelelően kell választani, hogy mi a cél? Fürdés, vagy séta, nézelődés. A szállodák 80%-nak van kisebb-nagyobb medencéje. Ezek többségében a szállodák tetején vannak (főleg Sliema esetében). 

Mosta katedrális

Néhány éve kezdték el kiépíteni az ország É-Ny-i részén főként Bugibba régióban egy kifejezett nyaraló övezetet. Itt a szállodák alapterülete nagyobb és a medencék mérete is kifejezetten jó (nem a szállodák tetején van). A probléma, hogy  ezek többsége több száz férőhelyes nagy komplexum.

A tengerpart (egy kis szakasz kivételével) ugyanúgy sziklás. Mint nyaralóhely jó, de mint említettem a közelében nincs történelmi látványosság.

Említettem, hogy fogunk csinálni speciális ajánlatot egyéni utazóknak. Itt a szállásárba beteszünk 3 programot: a hopp-on-hopp of busszal egy északi és egy déli kirándulást és egy hajózási programot a vallettai kikötőben. Nem tudom ismerik-e a hopp on hopp of busz lényegét? Ez tulajdonképpen városnéző busz, olyan specialitással, hogy a jegy 1 napra szól. A buszon  x mennyiségű (ez változó) nyelven megy a tájékoztató (fülhallgatón keresztül). A körséta során több megálló van (általában az érdekesebb látványosságoknál) ott az ember leszállhat, önállóan az megtekintheti, majd ugyanazzal a jeggyel ismét felszállva tovább mehet a következő buszok valamelyikével. Ezt sok nagyvárosban alkalmazzák (Róma, London, Párizs…). Ilyen van Máltán is. Hasznos és okos dolog az önállóan utazóknak. 

Valletta Szt. János katedrális

Összegezve véleményemet Máltáról azt mondhatom, hogy kellemes meglepetés volt számomra. Kevesebbet vártam tőle. Javaslom, egyszer menjenek el, tekintsék meg. Egy dologra figyeljenek; a szálloda kiválasztásra. Az európai standardból minden esetben egy fél csillagot vegyenek le. Ez jellemző a szállodákra. A látványosságokra kb. 2-3 nap elegendő. Ha hosszabb időt akar maradni a szigeten az a nyaralásra és szórakozásra kiváló lehetőséget biztosít. 

Február elején Mdina szűk utcájában

Málta 1

Tegnap érkeztem haza Máltáról. Kimentem megtekinteni a szállodát, egyeztetni az együttműködést a partnerrel és körbenéztem a szigeten. Milyen volt? Kifejezetten élveztem a kint tartózkodást, még úgy is, hogy ott is szeles és hideg idő volt.

Irigykedtek ránk nagyon (végre egy ország), no ne legyünk nagyon büszkék, mivel arra irigykedtek, hogy nálunk esett a hó. Állítólag náluk 80 éve nem láttak havat. Eset Dél - Olaszországba és Észak-Afrikában és ezért nagyon reménykedtek, hogy náluk is fog. Nem jön össze a dolog. Állítólag a fő ok, hogy a kb. 40 x  20 km-es sziget mellett a 15  C-os tenger nem engedi a hőmérséklet olyan mértékű csökkenését, hogy havazzon. Helyette jégeső volt. Nem volt az sem jobb...

A partner mutatott több szállodát. Összességében megállapítható, hogy a szállodák kategórián belüli színvonala inkább az olasz mint az angol besorolás felé tendál. Mit értek ez alatt. A **** inkább az erős ***. Büfé reggelik vannak általában meleg ételekkel kombinálva. Vacsoráknál gyakori a zöldség és a hal.

Látnivalók: Nem tudom tudják-e de itt is fordított közlekedés van ép úgy mint Angliában. Szokatlan, főként az amikor fordítva mennek bele a körforgalomba. Tuti, hogy ha vezettem volna én eltévesztettem volna néhányszor. 

Különlegesek a kiugró fa erkélyek.

 

Rengeteg templom található a szigeten. Van szép és csodálatos is. Nagyon egyszerűt keveset láttam. A másik fő építési stratégia a vár ill. a várfal építés volt. Ez a sziget mindig valakinek a támadási célpontja volt. A fő ok a centrális elhelyezkedés. Ha valaki Európából Afrikába akart hajózni, annak épp úgy jó megállási terület volt Málta, mint ha valaki az Ibériai-félszigetről vagy az Atlanti-óceántól akart Konstantinápolyba, vagy a Szentföldre menni. Aki birtokolta a szigetet az erősítette a kikötőt, hogy az övé maradjon. Természetesen a Máltai Lovagrend tagjai voltak azok, akik legtovább irányították és védték a szigetet.

Vannak több évezredes emlékek is a szigeten. 

Dingli sziklák

A városokra jellemző a keskeny, kanyargó, dimbes -dombos utcák sora. A sziget össz lakossága  nem éri el a 400.000 főt. Ehhez jön néhány tízezer vendégmunkás és bevándorló. Több magyarral is találkoztam. Ez egyre megszokottabb, ahogy járjuk Európát, hogy pl. a pincérek közt sok a magyar. Sajnos nem az igazgatók a magyarok (általában).

A sziget déli része a kevésbé ismertebb, de itt van egy szuper aranyos halászfalu: Marsaxlokk. Ha valaki elmegy Máltára javaslom tekintse meg. A mi fakultatív kirándulásunkban ez nincs benne, de szerintem az ezen kívüli legérdekesebb látnivalók igen: Mdina, Rabat, Mosta, üvegműves kis üzemek, Dingli sziklák, na és természetesen Valletta.

Valetta Sliema felől

Most van szerkesztés alatt az a program melyben ígérünk szállást (választható színvonal szerint) magyar nyelvű kíséretet a Valletta városnézéshez és magnós magyar nyelvű tájékoztatóval 2 buszos sziget túrát. Mindegyik túra 3-4 órás. A szállások időtartama egyedileg választható. Nem kötelező az egy hét kint tartózkodás. Szerintem ez az ajánlat 2-3 héten belül elérhető lesz web oldalunkon. 

Üvegművesek munkái

Most egyelőre ennyit a szigetről. Legközelebb még mesélek róla.

Feltettem egy kérdést nem oly régen: Mely 4 európai országba nem utaztatunk. A helyes válasz: Izland, Fehéroroszország, Moldávia, Bulgária. Nem soroltam Európához Törökországot, Grúziát, Örményországot (egyébként tavaly szerveztünk zárt csoportot ide is).

MALÉV csőd

Bekövetkezett. Riogattak bennünket, hogy előbb - utóbb be fog következni, de én - őszintén megvallva - nem hittem el, de becsődölt a MALÉV. Az EU vágta el a légitársaság torkára helyezett kést. Mivel? Azzal, hogy jelezte, hogy a MALÉV-nek vissza kell szolgáltatni az államtól kapott támogatásokat. Nomármost nem hogy azt nem tudná visszafizetni, hanem még kellene bele pumpálni pénzt. Felmerül a kérdés miért került ilyen pozícióba a légitársaság? Hazudnék, ha itt tuti dolgokat mondanék, mert ehhez komolyabb rátekintés kellene a cég működésére. Ami ellenben tény, hogy Budapest Liszt Ferenc (Ferihegy) reptér zsákutca. Mit értek ez alatt? Amíg pl. Prága és újabban Varsó (Bécsről nem is beszélve) fontos átszálló városok, addig Budapest teljesen kiesett a légi körforgásból. Ez azt jelenti, hogy kevesebb légitársaság indít járatot Budapestre (ez a beutaztató turizmus számára is rossz) és jóval kevesebb utas veszi (vette) igénybe a MALÉV szolgáltatásait. A gépek 50 -60 %-os töltöttséggel mentek. Drága fenntartás - üzemanyag árak emelkedése, magas fizetések... = nem rentábilis működés. Nem sikerült egyetlen komoly légi társasági csoportba sem integrálni a MALÉV-ot. Az ilyen együttműködés olyan előnnyel jár, hogy az azonos csoporton belüli légitársaságok gépeit lehet változtatgatni, cserélgetni a foglalások során. Jó bizonyos feltételek kellenek ehhez a kombinációhoz, de ebbe most ne menjünk bele. A lényeg az, hogy a MALÉV - nem tudom miért - egyetlen csoporttal sem tudott kialakítani szoros együttműködést. Volt idő, amikor azt mondták, hogy megveszi az Alitalia - melyet azóta megvett a Lufthansa  (jobban mondva ő üzemelteti) - akkor sokan mondták NEM ez a mienk nem adjuk. No ez a csőd is a mienk.
Azért csődölt most be mert így nem kell az állami tartozást és más tartozást kifizetnie - nem is tudná ...
Mi lesz az utasokkal? Szerencsére nem frekventált időpont utazás szempontjából ez a február eleje. Jó, vannak akik már lefoglalták előre jegyeiket, de nyáron sokkal rosszabb lett volna a helyzet.
Kint maradt 3 gép, de tudomásom szerint csak a Tel Avivból induló járatot tartják már fel, a többi hazajöhetett. Biztos több városban halmozott fel üzemanyag adósságot a MALÉV. Erre keresztet vethetnek a repterek.
A PROKO TRAVEL-nek nem volt még fixen lekötött megrendelése a MALÉV-vel. Volt több előzetes árajánlatkérésünk -amit a kalkulációk során használtunk fel-, de lefoglalt jegyünk még nem volt. Azért bennünket is ért (érhet) veszteség. A programjaink időpontjait úgy állítottuk össze, hogy mikor indul (érkezik) a járat. Nyárig van még időnk egyeztetni alakítani a dolgainkat. Meglátjuk ki ugrik rá a magyar piacra és milyen időpontokban indítja a járatait. Ha módosítás lesz arról értesülni fognak Önök is.
Ami a lényeg, cégünknek anyagi hátránya eddig nem lett a csődből. Annyi erkölcsi hátrányunk lett, hogy néhány utas irodánkban vett MALÉV jegyet (önálló utazásához). Ezeknek most próbáljuk intézni a dolgait. Hogy miként tudjuk megoldani most még nem tudom.