Kongresszusok 2.

Folytatom a kongresszusszervezés elemzését. Előtte egy rövid tájékoztatás (na jó nevezzük reklámnak): Jól áll az április 15-ei holland pótcsoport, de még van rá hely. Aki még nem látta Hollandiában a Keukenhof  virágparkot az nem tudja mit veszített. Káprázatos az a több száz fajta tulipán és abból több millió száll. Meg KELL nézni ! Tulipánnyílás szempontjából az április második fele talán jobb is mint a május. Várjuk a jelentkezéseket.

Keukenhof

Na akkor térjünk vissza a kongresszusra.

Egyik legfontosabb a helyszín kiválasztása. Két alternatíva van: 1. valamilyen kongresszusi központban,  2. valamelyik szállodában. Egyre több olyan szálloda van Magyarországon, amelyik rendelkezik kisebb – nagyobb konferencia teremmel. A megrendelő igénye és a létszám határozza meg a helyszínt. Természetesen az ár sem mellékes, de a teremárakban nincs hatalmas különbség. A szállodai termek max. 100 – 150 fősek. A szállodai termeknek ellenben meg van az az előnye, hogy az előadásokra nem kell szállítani a részvevőket (az a jellemző hogy a többség abban a szállodában is alszik).

Egyeztetni kell a megrendelővel, hogy csak plenáris ülés (egy teremben van az összes előadás) vagy lesz szekcióülés (egy időben témák szerint több teremben folynak előadások) is. Ha több szekció ülés lesz az is behatárolhatja a helyszín kiválasztását, mert lehet, hogy nem minden helyszín rendelkezik több megfelelő méretű teremmel.

Megbeszéljük a teremberendezést. Jellemző: elnöki asztal, melyen 1-2 monitor (mivel ők nem jó szögben látják a kivetítőt), előadónak pulpitus – mikrofonnal, laptop, projektor, mozgó mikrofon a kérdezőknek. Ez az alap. Ezt lehet tunningolni: 2 laptop, 2 kivetítés egy időben stb.

Az előadások közben 2 – 3 óránként szünetet szoktunk tartani. Ekkor kávé, kis sütemény és üdítő felszolgálása a jellemző. Természetesen ennek megszervezése is a mi feladatunk. Ehhez kapcsolódik délben az ebéd. Két lehetőség: büfé (szabadszedéses) vagy 1-2 fajta menüből választás után tányérszervíz formájában történő felszolgálással. Mind a kettőnek van előnye. A büfé nagyobb választási szabadságot biztosít, de lassabb a lebonyolítás és általában drágább is (többet kell lefőzni, hogy a végének is maradjon választási lehetősége). A menüválasztásos olcsóbb, gyorsabb, de jellegét tekintve –még ha jó alapanyagok is vannak – egyszerűbb. Ebédkor csak alkoholmentes italokat és kávét szolgálunk fel az ételhez.

Keukenhof

Délutáni előadások befejezése után – ha több napos a kongresszus – jön a kulturális program. Ez mit jelent a szervezők számára, továbbá arról, hogy mi az asszonyprogram egy kongresszuson és az esemény konkrét lebonyolításról és annak problémáiról következő blogomban írok.

Ne felejtsék el, jövő héten „Utazás” kiállítás Budapesten. MI is kiállítunk. Az „A” pavilonban ha jól emlékszem 304-es stand (ahol tavaly voltunk). Fontos információ: nem lesz nagyobb kedvezmény, mint a törzsutas kedvezmény. Miért? Azért mert nem akarom rosszabb pozícióba helyezni azokat, akik januárban vagy februárban már befizettek nálunk, azokkal szemben, akik itt jelentkeznek először. Ellenben lesz egy játékunk, (TOTO) melynek fődíja egy prágai út. A TOTO csak ott tölthető ki és ott lesz vasárnap du-n az eredményhirdetés, de minden játékost értesítünk az eredményről és akkor is nyerhet, ha nincs ott az eredményhirdetésnél.  Szóval mi ott leszünk csütörtöktől vasárnapig. Ha van kedve, keressen meg bennünket.