Kongresszusok 1.

Amikor elkezdtem a blogírást, akkor ígéretet tettem arra, hogy beszámolok Önöknek miként működik egy utazási iroda. Értem ez alatt azt, hogy írok arról a háttérmunkáról, amiről az utasok vagy sohasem, vagy nagyon ritkán hallanak. Most is egy ilyen témát választottam: kongresszus szervezés.
Azért is választottam ezt, mivel a múlt héten rendeztünk egy kongresszust - 150 fővel, holnap rendezzük a következőt - kb. 80 fővel, március 8-9-án a következőt kb. 120 fővel. Hogy néz ki egy ilyen megszervezése, lebonyolítása?
Egyrészt hogy jutottunk hozzá ezekhez a rendezvényekhez? Közbeszerzési pályázat során. Saci kolléganőm nagyon érti ezek figyelését és a pályázatok megírását. Csak úgy mellékesen teszem hozzá, hogy a lebonyolítás 80 %-át (!!) is ő végzi.
Haladjunk sorban. Megjelenik egy közbeszerzési pályázat x témájú kongresszusra, rendezvényre. A pályázatban pontosan leírják, hogy a szervezőtől mit várnak el és arra kell írni egy pályázati anyagot. A mostani pályázatok 95%-ban a Széchenyi terv keretében kerülnek kiírásra.
A pályázat szempontjai szerint adunk egy árajánlatot. Lényeges, hogy az ajánlatnak minden költséget fedezni kell, utólag ennél többet nem számlázhatunk ki. Természetesen előfordulhat kivételes eset, mondok példát: a pályázati kiírás 100 fő részvételére szól, de közben a megrendelő módosítja pl. 120 főre. Ilyen esetben számolhatunk fel plusz költséget - természetesen arányosan - a szervezőknek. Ezt mindig egyeztetés előz meg.
Nos ott tartottam, hogy kiírják a pályázatot. Akkor érvényes egy pályázat, akkor lehet eredményt hirdetni, ha min. 3 érvényes pályázat érkezik be. Ha nem jön min. 3 szabályos pályázat, akkor újból ki kell írni. Nekünk is van egy május 18 -19-i pályázatunk amelyet eddig 2 x írtak ki és csak mi pályáztunk mindkétszer rá. Most kiírják harmadszor is, mert 3 érvényes pályázat nélkül nem lehet eredményt hirdetni.
Idei évben eddig 6 pályázatot adtunk be. Ebből 3-t megnyertünk egyet (amiről az előbb írtam) újból kiírnak és egyet elveszítettünk (ott is 5-ből a 2. legjobb ajánlatot adtuk). Egynél pedig várunk az eredményhirdetésre.
Miből áll egy ilyen árajánlat? Milyen részei vannak? Minden kongresszushoz kell kongresszusi füzet. Ennek két fajtája lehet. Elképzelhető, hogy kiadnak egy ún. 1. értesítőt (vagy meghívót). Ez a kongresszus nagyságának függvényében pár héttel vagy pár hónappal a rendezvény előtt kerül kiküldésre. Ez is színes, nyomtatott formában készül. Nagysága 4 - 12 oldal. Itt tájékoztatja a szervező az - esetleges - résztvevőket hogy milyen témában lesz a kongresszus és várhatóan kik lesznek a leghíresebb előadók. Így el tudja dönteni az illető, hogy akar-e jönni a rendezvényre.
Szintén az árajánlatba kell betenni a kongresszus helyszínének (terem, berendezés...), az étkezéseknek, kulturális programoknak (ezeket főként az esti órákra szervezik a rendezők) esetenként a szállásoknak,  és minden egyébnek (hogy mik ezek erről is fogok majd írni) a költségeit. Fontos, hogy pontosan tájékoztatva legyen a pályázatot elbíráló bizottság, hogy a cég mit és mennyiért vállal.
Ha a beadott pályázatok alapján kihirdetik a győztest, csak ezt követően kezdődhetnek el az egyeztetések, finomítások a megrendelővel.
Hogy mi tartozik ebbe az egyeztetésbe, azt a következő blogomban fogom leírni.