overbooking

Érdekes szakmai szakkifejezés az overbooking. Magyarul talán a túltöltés kifejezés a legmegfelelőbb fordítás. Ez azt jelenti, hogy a szálloda több foglalással rendelkezik, mint amennyi szobája van. Laikusban felmerül a kérdés; ez hogy lehetséges? Nem tudja a szálloda hány szobája van? Nem ilyen egyszerű a kérdés. Elmesélem az egész rendszert. A szállodához az adott naphoz képest kb. egy évvel előbb elkezdenek érkezni a szállásfoglalási igények. Ők megadják az árat. Ezt követően az utazási iroda – vegyük azt a példát -, hogy jó az ár és megrendeli a szállást. A szálloda comfirmálja – magyarul visszaigazolja – a megrendelést majd ezt követően szépen bejegyzik a szállásfoglalási rendszerükbe, hogy pl. 40 fős csoport jön azon a napon a szállodába. Tegyük fel, hogy van 30 szoba 60 ággyal van a szállodában. A következő héten jön egy 30 fős igény. No most mit tehet a szálloda. A laikus azt mondja, hogy természetesen jelzi, hogy nincs elegendő szobája és visszamondja a megrendelést. Ezzel szemben általában az a jellemző, hogy a szálloda azt mondja: „ igen van helyem”. Ez alapján a 60 ágyra van 70 vendégigény. Felmerül a kérdés ezt miért teszi illetve miért teheti meg? A válasz az, hogy általában a megrendelések 30-40 %-t az adott időpont előtt 1-2 hónappal visszaadják az utazási irodák. Ez törvényes és szabályos. Most pedig 8-9 hónappal korábbi rendelésről beszélünk. Nem minden iroda mondhatja el magáról, hogy kb. 90%-os az meghirdetett is az elindított utak aránya, mint ahogy ez van a PROKO TRAVEL-nél. Állítólag Németországban – kinti szállodások állítása szerint -, a német irodák visszamondása meghaladja az 50 %-ot !!! Van egy régi szállodai mondás: „legdrágább szoba az üres szoba!”  Miért mondják ezt. Mert a szállodai személyzetet akkor is fizetni kell, ha nincs vendég. A sok lemondás miatt csinálják azt a szállodák, hogy 130 – 140 % töltik fel a kapacitásukat. Ha jönnek a lemondások az irodák részéről, akkor marad a végén nagyon- nagyon jó esetben a 70-80% -os töltés. No de mi van akkor ha „véletlenül” nincs lemondás. Nos ilyenkor van az „overbooking”. Ennek is több fajtája van. Van amikor csak pár szobáról van szó. Lásd a fenti példánknál maradva; pl. az első csoport a 40 fő helyett jön 36 fővel, a másik pedig 30 fő helyett jön 28 fővel. Hihető? Természetesen. Így is 4 főnek nincs hely a szállodában. Ilyen esetben jön a jó kapcsolat, és az eredeti szálláshely keres egy azonos kategóriájú másik  - lehetőség szerint -, közeli szállodát és itt helyezi el a 4 főt. Ez kevésbé szokott problémás lenni. Biztos Önök is tapasztalták ezt pl. Ausztriában, hogy nem egy hanem 2 közeli szállodában volt elhelyezve a csoport. A másik alternatíva, hogy ha olyan mennyiségű az „overbooking”, hogy a teljes csoportot át teszik egy másik – azonos kategóriájú – szállodába. Ezért van az, hogy a körutas irodák nem szívesen adják meg hónapokkal előtte a szálloda nevet. Az esetek 30 %-ban változás következik be. Ilyenkor jön a laikus utas, hogy miként lehet ez, amikor én januárban kifizettem az utat. Miért változtatta meg a magyar utazási iroda az előre jelzett szállodát? Itt jelezném; NEM MI változtatjuk meg, hanem a partner (külföldi iroda) vagy a szálloda. Sajnos – nem öröm -, de tény, hogy ha egy magyar és egy német csoport jelentkezik azonos időpontban a szállodába és „overbooking” van, akkor nem a németet teszik ki !! Felmerül a kérdés miért? Pedig mindannyian tudjuk. A magyar utazóközönség még nem olyan kedvelt, mint pl. a német. (Itthon sincs másként).  A nyugati országokból érkezők többet költenek pl. vacsoránál az italokra, reggelinél nem csinálnak zugszendvicseket, nem esznek 4 tojást és nem visznek el utána még 2 almát a reggelitől. Tisztelet a kivételnek, de ezeket sajnos minden utazó tapasztalja a magyar csoportoknál. A mennyiség csökken, de még mindig van(nak) olyan személy(ek) akik reggel szerzik be az ebédre elfogyasztott szendvicset. Mondván: „Ki van fizetve”. Pedig nincs!! Nem hiszem, hogy otthon jellemző a 4 zsemle és 8 szelet sonka elfogyasztása reggelire, ami ilyen utaknál szinte megszokott. Nos ilyenek miatt van az, hogy ha dönteni kell, hogy ki maradjon, akkor nem ránk voksolnak a szállodák. Hozzá kell tennem, hogy nem biztos, hogy rosszabb szállodába kerülünk, csak az biztos, hogy olyanba, amelyiknek akkor éppen nincs vendége (lehet, hogy lemondások miatt). Fontos, hogy kategórián belül kell maradniuk. Bennünket erről értesítenek (esetenként 1-2 héttel az indulás előtt). Felmerülhet a kérdés miért fogadjuk el? Egyrészt azért mert túl sok lehetőségünk nincs, másrészt azért, mert minden szerződésben benne van, hogy kategórián belül cserélhet a partner, ugyanis lehet objektív oka is – pl. csőtörés – a cserének. No ezért van az, hogy nem szeretem kiadni a szállodák neveit. Ha ne adj Isten nem a megadottat kapjuk, akkor az a vélemény, na jól kitolt velünk az iroda, pedig lehet, hogy a 2-ra kapott jobb mint az 1. szálloda, másrészt nem mi tehetünk róla. KÉrdés a jobb szálloda miért adja oda olcsobban? Azért, hogy ne legyen üres a szállodája. A kis bevétel is jobb mint a semmi! Ugyanez a probléma megvan a nyaraló csoportok szállodáiban is (itt a charter repülővel dolgozó utazási irodákra is gondolok), nem csak a körutas irodáknál.

Összegezve nem öröm az „overbooking”, de létező probléma a szakmában, amit kezelni kell.