Kongresszus

A kongresszusszervezésről írok ma. Néhány év óta ebbe a speciális utazási szegmensbe is bele-bele lépünk. Ez teljesen más jellegű szervezést igényel mint a körutazások összeállítása, lebonyolítása.

Először ismeretségi alapon vágtunk bele. Egy ismerős professzor kért fel, hogy segítsünk neki egy kongresszus megszervezésében. Az első rendezvény kb. 100 fős volt. Kisebb igényekkel és egyszerűbb szervezéssel. Azóta sokat fejlődtünk de az igények is emelkedtek.

 G. Saci kolleganőm az aki ennek a szegmensnek a nagy tudósa. Átlátja, összefogja, koordinálja és a lebonyolításnál is pótolhatatlan ember. Hogy néz ki egy kongresszusszervezés illetve lebonyolítás? Röviden elmondom.

Amikor felkérnek bennünket akkor  kiderül, hogy milyen téma köré rendezik az eseményt és a meghívott előadók összetétele várhatóan hogy alakul. Egyszerűbb, ha csak magyar előadók vannak, mert külföldiek esetén nekünk kell megszervezni a leszállításukat a reptérről, a városon belüli mozgatásukat (szálloda, kongresszus helyszíne  és a kulturális helyszínek között) és az összes költségüket ki kell termelni.  Elején meghatározzák, hogy hány napos lesz a kongresszus és kb. hány meghívott vendég ill. előadó várható. Először a szervezővel közösen összeállítjuk az 1. értesítőt. Ezt kiküldjük a potenciális érdeklődőknek. Ebben a szervező leírja, hogy milyen témában kb. milyen előadások lesznek és jelez esetleg egy-két neves előadót. Ezt az értesítőt szép képes nyomtatott formában (2 – 4 oldalon) készítjük el. A megrendelő által megadót címekre, személyeknek, intézményeknek kiküldjük. Ebben jelezzük a kongresszushoz tartozó várható helyszíneket is (szállás, kongresszusi helyszín, kulturális program(ok) helyszíne.) Minden kongresszushoz tartozik kulturális program. A legegyszerűbbtől (városnézés) a legkomolyabb színházi előadásig.  Az első értesítőben jelezzük a regisztrációs díjat (részvételi díjat) és azt, hogy ez mit tartalmaz és mi az ami külön költségért választható. Ez minden kongresszusnál másként alakul. Ezt követően általában a szervezőknél – jelen esetben nálunk – lehet jelentkezni a kongresszusra.

Ezt követi a konkrét szervezés. A regisztrálókat vissza kell igazolni. Ha kér szállást, akkor azt le kell kötni és regisztrálni kell mindazokat a szolgáltatásokat amit a részvevő megrendel.

Szervezési feladat továbbá, hogy egyeztetni kell a kongresszus helyszínét és az előadások során szükséges eszközöket, kávé szüneteket … A legnehezebb feladat a kulturális esemény összeállítása, megszervezése. Ez függ mindig az anyagi kerettől. A legegyszerűbb programtól a magas szintű kulturális eseményig sok fajta program lehetséges. A mi kongresszusainkon Rúzsa Magditól kezdve Szentpéteri Csillán át a Szegedi Kortárs Balettig sok féle programot szerveztünk már. Ezekkel a művészekkel sem egyszerű felvenni a kapcsolatot, megegyezni az árról és programról. A mostani kongresszuson dunai zenés sétahajózás volt. A múlt héten szervezett kongresszusnak Szentpéteri Csilla volt a művészvendége.

Olyan szempontból nehezebb egy kongresszus lebonyolítása, mert itt mindenkit külön-külön kell kezelni. Nem lehet egységesíteni. Más időpontban érkeznek, máshol szállnak meg, egyik kér ebédet a másik nem, egyik részt vesz a kulturális eseményen a másik nem és még nem is beszéltem arról, hogy más regisztrációs díja van egy rezidensnek, mint egy végzett orvosnak. További nehézség, hogy szinte az utolsó pillanatig változik a létszám (ebből következően az étkezések, szállások száma) és a program. Folyamatos egyeztetés szükséges mindig a megrendelővel és a szolgáltatókkal. Amikor úgy tűnik minden összeállt, akkor kiadjuk a 2. programfüzetet, ebben leírjuk a pontos időrendet, előadók neveit és az előadás címét, továbbá a kulturális program(ok) típusát, helyét, idejét. Ezt általában a kongresszus kezdetén történő regisztrációkor kapja meg a résztvevő egy kongresszusi (ajándék) táskában.

Nekünk egy kongresszusszervező cégekkel szemben az az előnyünk, hogy mi nem ebből élünk. Ez csak kiegészítő jellegű tevékenység. Így kisebb árréssel dolgozunk és inkább a jó image, reklám kialakítása miatt szervezzük ezeket a rendezvényeket. Ellentétben azokkal, akik csak ebből élnek és ebből kell fenntartani a stábját. 

Mindig komoly feladat a kongresszus költségeinek biztosítása. Ez egyrészt a regisztrációs díjakból,másrészt a szponzori illetve kiállítói díjakból jön össze. Egy kongresszuson sokszor megjelennek cégek, kiállítanak, hogy a részvevőknek bemutassák cégük legújabb termékeit. Ez nekik azért előnyös, mert egy helyen van a téma „krémje” és nem kell mindegyikhez külön-külön elutazni, hanem egy helyszínen tudnak velük tárgyalni.

Nem akarom hosszan nyújtani a téma kifejtését. Annyit mondok még összegzésként, hogy ez nagyon fontos a résztvevőknek szakmailag, jó bevétel a szolgáltatóknak, és ha jól kalkulálnak, akkor tisztességes hasznot generál a szervezőknek is. Nehéz, összetett de érdekes feladat a kongresszusszervezés.